Większość małych wypożyczalni rowerów ma kilkanaście albo dwadzieścia kilka rowerów, rezerwacje zapisuje w zeszycie, a cennik wiesza na kartce przy wejściu. Gdy klienci zaczynają pytać o rezerwację przez internet, na stronie albo w wizytówce Google pojawia się formularz kontaktowy: imię, telefon, termin i pole „jaki rower”. Wiadomość przychodzi mailem, właściciel sprawdza zeszyt i odpisuje, kiedy znajdzie chwilę.
Przez większą część sezonu to działa. W majówkę, w czerwcowy długi weekend albo w sierpniu, kiedy przed wypożyczalnią stoi kolejka, a skrzynka zapełnia się zapytaniami, formularz, zeszyt, telefon i klienci z ulicy zaczynają sobie wchodzić w drogę. Ten tekst wyjaśnia, czym formularz różni się od rezerwacji online, co musi umieć program dla wypożyczalni rowerów, żeby rezerwacje się nie nakładały, i jak wybrać taki, który przy dwudziestu rowerach ustawisz i obsłużysz sam.
Formularz kontaktowy czy rezerwacja online w wypożyczalni rowerów
Formularz kontaktowy przekazuje wiadomość. Wszystko, co robi z niej rezerwację, nadal robisz ręcznie: sprawdzasz w zeszycie, czy rower jest wolny, wpisujesz klienta i odpisujesz. Stąd biorą się cztery problemy, które zna każda wypożyczalnia przyjmująca rezerwacje przez formularz.
- Formularz nie wie, co jest wolne. Klient może poprosić o rower elektryczny w rozmiarze L na sobotę, choć oba takie rowery są już zajęte. Dowie się o tym dopiero z twojej odpowiedzi.
- Nic nie jest zablokowane, dopóki nie odpiszesz. Dwie osoby, które w piątek wieczorem poproszą o ten sam rower na sobotę, czekają na odpowiedź, a rower dostaje ta, której odpiszesz pierwszej. Jeśli odpowiesz obu z telefonu, zanim zajrzysz do zeszytu, masz podwójną rezerwację.
- Klient czeka na odpowiedź i w tym czasie szuka dalej. Kto planuje wyjazd wieczorem, pisze do kilku wypożyczalni naraz i bierze pierwszą, która potwierdzi.
- Rezerwacja bez płatności to tylko obietnica. Klient, który nic nie zapłacił, łatwo zmienia plany, a rower przez cały dzień stoi odłożony dla kogoś, kto nie przyjdzie.
Część wypożyczalni idzie krok dalej i dodaje do strony kalendarz rezerwacji. To lepsze niż formularz, bo klient widzi zajęte terminy. Wiele prostych kalendarzy prowadzi jednak osobny kalendarz dla każdego roweru, więc klient wybiera konkretny egzemplarz, a ty pilnujesz dwudziestu kalendarzy. Do tego kalendarz na stronie nie wie o rowerze, który rano wydałeś klientowi z ulicy, dopóki go tam nie wpiszesz.
Co musi umieć program dla wypożyczalni rowerów
Program dla wypożyczalni rowerów nie musi umieć wszystkiego. Żeby rezerwacje online się nie nakładały, potrzebuje kilku rzeczy i bez żadnej z nich się nie obejdzie.
Jeden stan dla rezerwacji online, telefonicznych i klientów z ulicy
Weźmy majówkę. W czwartek wieczorem klientka rezerwuje online rower elektryczny w rozmiarze M na sobotę i niedzielę. W piątek po południu do wypożyczalni przychodzi para i pyta o dwa takie rowery do niedzieli. Jeśli rezerwacja online leży w skrzynce albo w osobnym kalendarzu, a wypożyczenia na miejscu w zeszycie, osoba przy rowerach widzi dwa wolne e-bike w rozmiarze M i wydaje oba. W sobotę rano klientka przychodzi po rower, którego nie ma.
Program dla wypożyczalni rowerów powinien prowadzić jeden stan dla wszystkich kanałów. Rezerwacja online, rezerwacja przyjęta przez telefon i rower wydany klientowi z ulicy schodzą z tej samej liczby w chwili, gdy powstają, a każdy, kto przyjmuje rezerwację, widzi ten sam wynik.
Dostępność liczona dla modelu i rozmiaru ramy
Klient rezerwujący rower nie potrzebuje konkretnego egzemplarza. Potrzebuje roweru trekkingowego w rozmiarze L albo e-bike w rozmiarze M na swoje dni. Jeśli masz cztery takie same e-bike w rozmiarze M, to jeden stan z czterema sztukami, a program powinien sprawdzić, czy przez cały termin co najmniej jedna z nich jest wolna. Który rower wyjedzie, wystarczy zapisać przy wydawaniu.
Program, który już przy rezerwacji na stałe przypisuje konkretny rower, myli się tak samo jak zeszyt z wierszem na każdy rower: odsyła klienta, choć dwie krótsze rezerwacje dałoby się zmieścić na jednym rowerze. Szerzej opisaliśmy to na przykładzie Anny i Bartka w tekście program do wypożyczalni czy Excel.
Klient widzi tylko wolne rowery i od razu dostaje potwierdzenie
Strona rezerwacji powinna pokazywać rowery wolne w wybranym terminie, w wolnych rozmiarach, z ceną za te dni. Klient wybiera rower, płaci i dostaje potwierdzenie mailem, bez czekania na twoją odpowiedź. Jeśli wolisz zatwierdzać każdą rezerwację sam, program powinien na to pozwolić, ale rower powinien być zablokowany od chwili prośby, a klient powinien wiedzieć, ile czasu masz na odpowiedź.
Płatność przy rezerwacji i jasne zasady anulowania
Płatność online robi z prośby zobowiązanie. Klient, który zapłacił, przychodzi albo odwołuje rezerwację na zasadach, które ustalasz, więc wiesz, na czym stoisz. Te zasady klient powinien poznać przed płatnością: do kiedy odwoła rezerwację za darmo i ile dostanie z powrotem później.
Godziny otwarcia, zwroty i spóźnienia
Program powinien przyjmować odbiory i zwroty tylko w dni, w które jesteś otwarty, pokazywać, które rowery mają dziś wrócić, i liczyć spóźniony rower jako wydany, dopóki nie wróci. Inaczej obieca go następnemu klientowi.
Wypożyczenia na godziny i na dni
Wypożyczalnia rowerów wynajmuje zwykle i na kilka godzin, i na kilka dni. Sprawdź, które z tych wypożyczeń program przyjmuje online, a które tylko na miejscu, i czy wszystkie schodzą z tego samego stanu.
Prosty program dla małej wypożyczalni rowerów
Przy dwudziestu rowerach nie potrzebujesz programu dla sieci wypożyczalni w kilku miastach. Potrzebujesz takiego, który ustawisz sam w jedno popołudnie i który osoba wydająca rowery zrozumie bez szkolenia. Na demo sprawdź pięć rzeczy.
- Ile trwa przyjęcie rezerwacji telefonicznej. Poproś, żeby ktoś przyjął ją przy tobie: klient, rower, rozmiar, termin, cena. Jeśli trwa to dłużej niż sama rozmowa, w sezonie wrócisz do zeszytu.
- Czy widok na dziś mieści się na telefonie albo tablecie. Kto dziś odbiera, kto oddaje, który rower się spóźnia. Z tego ekranu korzystasz najczęściej.
- Czy wpiszesz flotę i cennik sam. Modele, rozmiary, liczba rowerów i ceny za godzinę, dzień albo kilka dni. Przy dwudziestu rowerach to praca na jedno popołudnie.
- Czy płacisz za funkcje, których nie użyjesz. Moduły dla sieci, kilka magazynów czy integracje z księgowością zwykle nie przydadzą się jednej wypożyczalni z dwudziestoma rowerami.
- Czy jest umowa na rok i opłata za wdrożenie. Mała wypożyczalnia powinna móc zrezygnować po sezonie, jeśli program się nie sprawdził.
Ile kosztuje program dla wypożyczalni rowerów
Programy do wypożyczalni rozlicza się zwykle miesięcznym abonamentem. Część pobiera dodatkowo prowizję od rezerwacji online, część opłatę za wdrożenie albo za kolejne moduły. Przy porównywaniu policz koszt całego sezonu: abonament, prowizję od rezerwacji, których się spodziewasz, i wdrożenie. Ceny i funkcje programów dostępnych w Polsce zestawiliśmy w porównaniu programów do wypożyczalni nart i rowerów.
Kiedy wdrożyć program w wypożyczalni rowerów
Najlepiej w marcu albo kwietniu. Rowery są po przeglądzie, ruch jest niewielki, a do majówki zostaje kilka tygodni na wpisanie floty, cennika i pierwszych rezerwacji.
- Policz rowery według modelu i rozmiaru ramy, razem z kaskami i innymi dodatkami, które wypożyczasz.
- Zapisz cennik jako okresy: godzina, kilka godzin, dzień, kilka dni i cena każdego kolejnego dnia.
- Oznacz rowery numerem albo naklejką z kodem, żeby wiedzieć, który pojechał z którym klientem.
- Wpisz rezerwacje, które już masz na ten sezon, zanim przyjmiesz pierwszą nową, a dopiero potem wklej link do rezerwacji do wizytówki Google, na stronę i na Instagram.
- Odłóż zeszyt. Dwa systemy prowadzone równolegle przywracają podwójne rezerwacje, z którymi zmiana miała skończyć.
Jak to robi Rentouri
Rentouri to program dla wypożyczalni rowerów, nart i snowboardów, w którym rezerwacje online i wypożyczenia na miejscu schodzą z jednego stanu, liczonego osobno dla każdego modelu i rozmiaru.
Klient rezerwuje sam, a rower od razu schodzi ze stanu. Na stronie twojej wypożyczalni na rentouri.com widzi rowery wolne w swoim terminie, w wolnych rozmiarach, z twoją ceną. Podpisuje umowę online i płaci kartą przy rezerwacji albo, jeśli dajesz bezpłatne anulowanie, w dniu, w którym ono się kończy. Link do tej strony wklejasz do wizytówki Google, na swoją stronę albo na Instagram.
Klienci z ulicy i rezerwacje telefoniczne idą przez ten sam stan. Rezerwację na miejscu albo przez telefon dodajesz w dwóch krokach: klient i termin, potem rowery. Wypożyczenia na godziny przyjmujesz na miejscu, a online klienci rezerwują rowery na całe dni.
Widok na dziś w telefonie albo na tablecie. Widzisz, kto dziś odbiera i oddaje rowery i który się spóźnia. Przy wydaniu skanujesz kod QR z maila klienta i naklejkę na rowerze, a spóźniony rower blokuje nowe rezerwacje, dopóki nie wróci.
Ustawiasz go sam. Plan Start kosztuje 69 zł netto miesięcznie i obejmuje do 100 sztuk sprzętu. Rowery, rozmiary i cennik wpisujesz w nim sam, w panelu, który działa w przeglądarce i na telefonie. Bez umowy, rezygnujesz, kiedy chcesz. Prowizja 10% dotyczy tylko rezerwacji opłaconych na rentouri.com; rezerwacje na miejscu i telefoniczne są bez prowizji.