Die meisten kleinen Fahrradverleihe haben zwischen fünfzehn und dreißig Räder, führen ihre Buchungen in einem Papierkalender oder Heft und hängen die Preisliste neben die Tür. Wenn Kunden anfangen, nach einer Online-Buchung zu fragen, kommt auf die Website oder ins Google-Unternehmensprofil ein Kontaktformular: Name, Telefon, Zeitraum und ein Feld „Welches Rad?“. Die Nachricht kommt per E-Mail, Sie schauen in den Kalender und antworten, sobald Sie einen Moment Zeit haben.
Den größten Teil der Saison funktioniert das. An Ostern, an Pfingsten oder in den Sommerferien, wenn vor dem Verleih eine Schlange steht und sich das Postfach mit Anfragen füllt, kommen sich Formular, Kalender, Telefon und Laufkundschaft in die Quere. Dieser Artikel erklärt, wie sich ein Kontaktformular von einer Online-Buchung unterscheidet, was eine Software für den Fahrradverleih können muss, damit sich Buchungen nie überschneiden, und wie Sie eine finden, die Sie bei zwanzig Rädern selbst einrichten und bedienen.
Kontaktformular oder Online-Buchung im Fahrradverleih
Ein Kontaktformular leitet eine Nachricht weiter. Alles, was daraus eine Buchung macht, erledigen Sie weiter von Hand: im Kalender nachsehen, ob das Rad frei ist, den Kunden eintragen und antworten. Daraus entstehen vier Probleme, die jeder Verleih kennt, der Buchungen über ein Formular annimmt.
- Das Formular weiß nicht, was frei ist. Ein Kunde kann ein E-Bike in Größe L für Samstag anfragen, obwohl Ihre beiden schon vergeben sind. Das erfährt er erst aus Ihrer Antwort.
- Nichts ist blockiert, bis Sie antworten. Zwei Leute, die am Freitagabend dasselbe Rad für Samstag anfragen, warten beide auf eine Antwort, und das Rad bekommt, wem Sie zuerst antworten. Antworten Sie beiden vom Handy, bevor Sie in den Kalender schauen, haben Sie eine Doppelbuchung.
- Der Kunde wartet auf Ihre Antwort und sucht weiter. Wer abends einen Ausflug plant, schreibt mehreren Verleihen gleichzeitig und nimmt den, der zuerst bestätigt.
- Eine Buchung ohne Zahlung ist nur ein Versprechen. Wer nichts bezahlt hat, ändert seine Pläne leicht, und das Rad steht den ganzen Tag zurückgelegt für jemanden, der nicht kommt.
Manche Verleihe gehen einen Schritt weiter und binden einen Buchungskalender in ihre Website ein. Das ist besser als ein Formular, weil der Kunde belegte Tage sieht. Viele einfache Kalender führen aber für jedes Rad einen eigenen Kalender: Der Kunde wählt ein bestimmtes Rad, und Sie pflegen zwanzig Kalender. Außerdem weiß der Kalender auf der Website nichts von dem Rad, das Sie heute früh einem Laufkunden mitgegeben haben, solange Sie es dort nicht eintragen.
Was eine Fahrradverleih-Software können muss
Eine Software für den Fahrradverleih muss nicht alles können. Damit sich Online-Buchungen nicht überschneiden, braucht sie ein paar Dinge, und auf keines davon kann sie verzichten.
Ein Bestand für Online-Buchungen, Telefon und Laufkundschaft
Nehmen wir das Pfingstwochenende. Am Donnerstagabend bucht eine Kundin online ein E-Bike in Größe M für Samstag und Sonntag. Am Freitagnachmittag kommt ein Paar in den Verleih und fragt nach zwei solchen E-Bikes bis Sonntag. Liegt die Online-Buchung im Postfach oder in einem eigenen Kalender und stehen die Vermietungen vor Ort im Papierkalender, sieht die Person am Radständer zwei freie E-Bikes in M und gibt beide aus. Am Samstagmorgen kommt die Kundin, und ihr Rad ist nicht da.
Eine Fahrradverleih-Software sollte einen Bestand für alle Kanäle führen. Die Online-Buchung, die telefonisch angenommene Buchung und das Rad für den Laufkunden gehen in dem Moment vom selben Bestand ab, in dem sie entstehen, und jeder, der eine Buchung annimmt, sieht dasselbe Ergebnis.
Verfügbarkeit nach Modell und Rahmengröße
Wer ein Rad bucht, braucht kein bestimmtes Exemplar. Er braucht ein Trekkingrad in Größe L oder ein E-Bike in Größe M für seine Tage. Haben Sie vier gleiche E-Bikes in Größe M, ist das ein Bestand mit vier Rädern, und die Software sollte prüfen, ob über den ganzen Zeitraum mindestens eines davon frei ist. Welches Rad hinausgeht, wird bei der Ausgabe festgehalten.
Software, die schon bei der Buchung fest ein bestimmtes Rad zuteilt, irrt sich genauso wie eine Tabelle mit einer Zeile pro Rad und schickt Kunden weg, obwohl zwei kürzere Buchungen auf ein einziges Rad gepasst hätten. Ein Beispiel: Anna bucht ein E-Bike von Montag bis Dienstag, Ben eines von Mittwoch bis Donnerstag. Steht Anna auf Rad 1 und Ben auf Rad 2, findet eine Anfrage von Montag bis Freitag beide Räder belegt, obwohl Anna und Ben auf ein Rad passen und das zweite die ganze Woche frei ist.
Der Kunde sieht nur freie Räder und bekommt sofort eine Bestätigung
Die Buchungsseite sollte die Räder zeigen, die im gewählten Zeitraum frei sind, in den noch freien Größen, mit dem Preis für diese Tage. Der Kunde wählt ein Rad, bezahlt und bekommt die Bestätigung per E-Mail, ohne auf Sie zu warten. Wenn Sie jede Buchung lieber selbst freigeben, sollte die Software das erlauben, aber das Rad sollte ab der Anfrage blockiert sein, und der Kunde sollte wissen, wie lange Sie für die Antwort Zeit haben.
Zahlung bei der Buchung und klare Stornoregeln
Die Online-Zahlung macht aus einer Anfrage eine Verpflichtung. Wer bezahlt hat, kommt oder storniert nach den Regeln, die Sie festlegen, und Sie wissen, woran Sie sind. Diese Regeln sollte der Kunde vor der Zahlung kennen: bis wann er kostenlos storniert und wie viel er danach zurückbekommt.
Öffnungszeiten, Rückgaben und Verspätungen
Die Software sollte Abholungen und Rückgaben nur an Tagen annehmen, an denen Sie geöffnet haben, zeigen, welche Räder heute zurückkommen, und ein verspätetes Rad als ausgegeben zählen, bis es zurück ist. Sonst verspricht sie es dem nächsten Kunden.
Vermietung nach Stunden und nach Tagen
Ein Fahrradverleih vermietet meist für ein paar Stunden und für mehrere Tage. Prüfen Sie, was davon die Software online annimmt und was nur vor Ort, und ob alles vom selben Bestand abgeht.
Einfache Software für einen kleinen Fahrradverleih
Bei zwanzig Rädern brauchen Sie keine Software für eine Verleihkette in mehreren Orten. Sie brauchen eine, die Sie an einem Nachmittag selbst einrichten und die die Person bei der Radausgabe ohne Schulung versteht. Prüfen Sie in der Demo fünf Dinge.
- Wie lange eine telefonische Buchung dauert. Lassen Sie jemanden vor Ihren Augen eine anlegen: Kunde, Rad, Größe, Zeitraum, Preis. Dauert das länger als das Telefonat selbst, sind Sie in der Hochsaison wieder beim Papierkalender.
- Ob die Tagesansicht auf Handy oder Tablet passt. Wer heute abholt, wer zurückbringt, welches Rad zu spät ist. Diesen Bildschirm nutzen Sie am häufigsten.
- Ob Sie Flotte und Preise selbst eintragen können. Modelle, Größen, Anzahl der Räder und Preise für eine Stunde, einen Tag oder mehrere Tage. Bei zwanzig Rädern ist das die Arbeit eines Nachmittags.
- Ob Sie für Funktionen zahlen, die Sie nicht nutzen. Module für Ketten, mehrere Lager oder Schnittstellen zur Buchhaltung helfen einem einzelnen Verleih mit zwanzig Rädern selten.
- Ob es eine Jahresbindung oder eine Einrichtungsgebühr gibt. Ein kleiner Verleih sollte nach der Saison kündigen können, wenn sich die Software nicht bewährt hat.
Was eine Software für den Fahrradverleih kostet
Verleihsoftware wird meist als monatliches Abo abgerechnet. Manche Programme nehmen zusätzlich eine Provision auf Online-Buchungen, andere eine Gebühr für die Einrichtung oder für jedes weitere Modul. Rechnen Sie beim Vergleich die ganze Saison durch: Abo, Provision auf die erwarteten Buchungen und Einrichtung. Preise und Funktionen von fünf Verleihprogrammen stellen wir in unserem Vergleich für 2026/27 gegenüber.
Wann ein Fahrradverleih auf Software umstellen sollte
Am besten im Februar oder März. Die Räder sind gewartet, im Verleih ist wenig los, und bis Ostern bleiben ein paar Wochen, um Flotte, Preise und die ersten Buchungen einzutragen.
- Zählen Sie Ihre Räder nach Modell und Rahmengröße, dazu Helme und anderes Zubehör, das Sie verleihen.
- Schreiben Sie Ihre Preise als Zeiträume: eine Stunde, ein paar Stunden, ein Tag, mehrere Tage und der Preis jedes weiteren Tages.
- Kennzeichnen Sie die Räder mit einer Nummer oder einem Barcode-Aufkleber, damit Sie wissen, welches Rad mit welchem Kunden unterwegs ist.
- Tragen Sie die Buchungen ein, die Sie für die Saison schon haben, bevor Sie die erste neue annehmen, und setzen Sie erst dann den Buchungslink ins Google-Unternehmensprofil, auf die Website und auf Instagram.
- Legen Sie den Papierkalender weg. Zwei Systeme nebeneinander bringen die Doppelbuchungen zurück, die die Umstellung beenden sollte.
So macht es Rentouri
Rentouri ist eine Software für Rad-, Ski- und Snowboardverleihe, in der Online-Buchungen und Vermietungen vor Ort vom selben Bestand abgehen, getrennt gezählt für jedes Modell und jede Größe.
Der Kunde bucht selbst, und das Rad geht sofort vom Bestand ab. Auf der Seite Ihres Verleihs auf rentouri.com sieht er die Räder, die an seinen Tagen frei sind, in den freien Größen, zu Ihren Preisen. Er unterschreibt den Mietvertrag online und zahlt mit Karte bei der Buchung oder, wenn Sie kostenlose Stornierung anbieten, an dem Tag, an dem sie endet. Den Link zu dieser Seite setzen Sie ins Google-Unternehmensprofil, auf Ihre Website oder auf Instagram.
Laufkunden und telefonische Buchungen laufen über denselben Bestand. Eine Buchung vor Ort oder per Telefon legen Sie in zwei Schritten an: Kunde und Zeitraum, dann die Räder. Vermietungen nach Stunden nehmen Sie vor Ort an; online buchen Kunden Räder für ganze Tage.
Die Tagesansicht auf Handy oder Tablet. Sie sehen, wer heute Räder abholt und zurückbringt und welches zu spät ist. Bei der Ausgabe scannen Sie den QR-Code aus der E-Mail des Kunden und den Aufkleber am Rad, und ein verspätetes Rad blockiert neue Buchungen, bis es zurück ist.
Sie richten es selbst ein. Der Tarif Start kostet 29 € netto im Monat und umfasst bis zu 100 Stück Ausrüstung. Räder, Größen und Preise tragen Sie selbst ein, in einer Oberfläche, die im Browser und auf dem Handy läuft. Keine Vertragsbindung, Sie kündigen, wann Sie wollen. 10 % Provision fallen nur auf Buchungen an, die über rentouri.com bezahlt werden; Buchungen vor Ort und per Telefon sind provisionsfrei.
Die Software, die Buchungsseiten, die E-Mails an Ihre Kunden und der Support sind derzeit auf Englisch und Polnisch; auf Deutsch gibt es bisher nur unsere Informationsseiten.